Pomodoro tehnika

Da li vam se ponekad učini kao da radite osam dana u nedelji, da vam je bilo potrebno samo malo više vremena ili niste ostvarili onoliko koliko ste mogli ili planirali? Ako je tako, onda će vam čitanje ovog članka pomoći da saznate šta je Pomodoro tehnika – lako primenljiva “formula” za efektnije organizovanje vremena.

Pomodoro (ita. paradajz) tehniku je, tokom svojih studentskih dana krajem osamdesetih godina prošlog veka, osmislio Francesco Cirillo kao način da eliminiše odugovlačenje, poboljša fokus i zadrži visok nivo energije kako bi bio u mogućnosti da ostvari ono što je zamislio tokom određenog dana.

U početku će vam biti potrebno malo vežbe kako bi se navikli (kao i sa bilo čime što je vredno promena u životu), ali će se trud sigurno isplatiti.

Za ovu tehniku sam saznao pre par meseci i od tada je redovno koristim u svom svakodnevnom radu. U nastavku ćete detaljnije saznati kako funkcioniše Pomodoro tehnika i otkriti kako je i vi možete odmah primeniti.

Kako Pomodoro tehnika funkcioniše?

Umesto da radite protiv sata, Pomodoro tehnika se radi sa satom, koristeći vreme kao saveznika. Suština je u sledećem:

  • zapisati zadatke koje treba obaviti tokom dana
  • proceniti potrebnu količinu vremena za izvršenje svakog zadatka, a zatim
  • raditi na izvršavanju tih zadataka tokom tačno definisanih vremenskih odrednica.

Tokom definisane vremenske odrednice, vaš cilj je da radite samo JEDAN zadatak i ništa drugo. Svrha ovoga je smanjenje rastresenosti i izvršenje svakog zadatka u potpunosti pre nego se počne sa sledećim, tj. umesto da radite na više zadataka odjednom, trudite se da radite na jednom zadatku sve dok ga ne završite.

Ključ za to je dalje “seckanje” svakog zadatka na manje vremenske korake kojima se može upravljati i koji se mogu ostvariti. Pre svega, potrebno je odrediti koliko je ukupno vremena potrebno za određeni zadatak. U početku će vam se to činiti “nemogućim” ali će s praksom postati sve lakše, a procene sve tačnije.

Što vam je potrebno?

1) 3 liste za beleženje aktivnosti (zadataka) i napretka – u nastavku teksta sledi detaljnije objašnjenje.

2) sat s alarmom koji će zazvoniti na kraju razdoblja koji ste postavili za zadatak.

Poželjno je da koristite merač vremena, a ne zidni sat. Idealno bi bilo nešto što ima zvuk i može se “naviti” na određene vremenske razmake. Jedan takav merač vremena možete pronaći ovde.

Osim ovih pomagala, sve što vam je potrebno je korak-po-korak pregled o tome šta želite da postignete tokom određenog dana.

Liste za beleženje produktivnosti

Postoje tri vrste lista a to su:

  • Spisak Aktivnosti – aktivnosti koje želite da ostvarite tokom nedelje (ili meseca)
  • Uraditi Danas – spisak dnevnih zadataka baziranih na Spisku Aktivnosti
  • Rekapitulacija – izveštaj ostvarenih zadataka

“Spisak Aktivnosti” je širi popis stvari koje želite da ostvarite tokom određene nedelje ili meseca…

Pomodoro Tehnika - Spisak Aktivnosti
Pomodoro Tehnika – Spisak Aktivnosti

–>> BESPLATNO preuzmi listu SPISAK AKTIVNOSTI (.pdf)

Lista “Uraditi Danas” bi trebala biti izvedena iz vašeg “Spiska Aktivnosti”, a zamišljena je kao spisak manjih segmenata jednog većeg zadatka zapisanog u okviru “Spiska Aktivnosti”. Ovaj popis bi trebao da sadrži sve stavke koje želite završiti tog dana.

Pomodoro Tehnika - Uraditi Danas
Pomodoro Tehnika – Uraditi Danas

–>> BESPLATNO preuzmi listu URADITI DANAS (.pdf)

Rekapitulacija u mnogome liči na dnevnik ili žurnal. Ovaj list je poželjno pisati svakodnevno kao zapis o vašem iskustvu tokom dana korišćenjem Pomodoro tehnike. Bilo bi poželjno da sadrži datum, poslove na kojima ste radili, broj radnih sesija koji je bio potreban za izvršenje svakog zadatka i prekida koji su se dogodili tokom izvršenja samih zadataka.

Pomodoro Tehnika - Rekapitulacija
Pomodoro Tehnika – Rekapitulacija

–>> BESPLATNO preuzmi listu REKAPITULACIJA (.pdf)

Pomodoro tehnika u akciji

Rad na velikom zadatku tokom dugih vremenskih intervala sklon je trošenju i uma i tela. Kako dan napreduje, postaje sve teže ostati fokusiran, produktivnost opada i dolazi do usporenja izvršavanja zadatka ili do njegovog NEizvršenja. Upravo to je bio problem koji je dotični gospodin sa početka teksta uočio i krenuo u njegovo rešavanje.

Kroz pažljivo proučavanje, utvrdio je da je bio u mogućnosti da ostane fokusiran i ostvari bolje rezultate ako je usredsređen na zadatak u 25-o minutnim segmentima tokom kojih ga niko neće ometati, a zatim uzeti 5 minuta odmora. Takođe, otkrio je da su 4 ponavljanja sa jednom dužom pauzom od 30 minuta davali najbolje rezultate i da je na taj način bio u mogućnosti da održi visok nivo energije i fokus tokom dana.

Kako to izgleda u praksi:

  • 25 minuta rada na zadatku
  • 5 minuta pauze
  • 25 minuta rada na zadatku
  • 5 minuta pauze
  • 25 minuta rada na zadatku
  • 5 minuta pauze
  • 25 minuta rada na zadatku
  • 30 minuta pauze

Svakih 25 minuta rada smatra se jednim (1) Pomodorom. Tada se čitav ciklus ponavlja.

Primer

Recimo da želite da pokrenete svoj prvi blog. Ukoliko ste ponosni vlasnik trilogije BLOG DOK SI REK'O BLOG, zadaci će biti lakše i brže ostvarljivi jer ćete moći da pratite “korak po korak” uputstva opisana na 200 strana uz pomoć 400 slika. Ukoliko niste, stvari će ići sporije ali u svakom slučaju nisu neostvarivi.

Prvo što ćete uraditi je da zapišete ovu stavku na listu “Spisak Aktivnosti”, jer je to veliki cilj koji će se sastojati iz više manjih koraka kako bi ga ostvarili:

Pokrenuti blogSledeće što bi bilo preporučljivo da uradite je da podelite ovu stavku na više manjih zadataka i zapišete ih na vašoj “Uraditi Danas” listi.

(Napomena: možete imati više “Uraditi danas” lista za jedan veliki zadatak sa liste “Spisak Aktivnosti”. Na primer, ako izrada bloga traje 3 dana, onda ćete imati 3 liste “Uraditi danas” koju želite da ispunite manjim zadacima kako bi blog bio kompletiran u roku od 3 dana).

Recimo da nameravate pokrenuti vaš blog u jednom danu. U tom slučaju, vaša “Uraditi Danas” lista bi mogla uključiti sledeće zadatke:

  • Kupiti domen i otvoriti veb hosting nalog
  • Instalirati WordPress i izabrati pozadinu za blog
  • Napisati prva 2 članka za blog

Pod pretpostavkom da za sve ove zadatke imate na raspolaganju 6 sati u toku određenog dana, svakoj stavci dopišite potrebno vreme za koje mislite da možete ostvariti određeni zadatak.

Evo kako bi u ovom slučaju vaša “Uraditi Danas” lista mogla izgledati:

Uraditi Danas 1Obzirom da je zadatak “kupiti domen i otvoriti veb hosting nalog” na vrhu vaše liste za danas, počnite radni dan sa ovim zadatkom. Podesite štopericu na 25 minuta (1 pomodoro) i počnite sa radom!

Praćenje produktivnosti

Veoma je važno voditi detaljne beleške o vašem napretku i produktivnosti. Za tu namenu Cirillo je kreirao četiri vrste oznaka i to su:

1. Ravne linije – za označavanje završenog zadatka.

2. Znak X – označavanje broja Pomodora (25 minuta) provedenih u izvršenju zadatka.

3. Apostrof ( ‘ ) – označavanje unutrašnjih prekida – pauza u radu koja je nastala pod vašim uticajem – neodložnan odlazak do kuhinje po čašu vode ili soka, neodložan odlazak u WC, neodložna provera statusa na Facebook-u ili Twitter-u ili ste samo sedeli i razmišljali o nečemu drugom i niste radili na izvršenju zadatka. Unutrašnji prekidi su (gotovo) uvek unutar naše kontrole.

4. Crtica ( – ) – označavanje spoljnih prekida – uključuje događaje koji narušavaju vašu pažnju, kao što je telefonski poziv ili iznenadna poseta. Spoljni prekidi mogu i ne moraju biti unutar naše kontrole.

Svrha zapisivanja ometanja je da se posveti pažnja na one trenutke kada i gde vam je pažnja bila prekinuta tokom dana. Nakon njihovog zapisivanja i sagledavanja, možete početi jednu po jednu da eliminišete iz svog radnog dana i time u mnogome povećate svoju produktivnost.

Ovo je primer kako bi vaša “Uraditi Danas” lista mogla izgledati na kraju radnog dana:

Uraditi Danas - popunjenaŠta nam gornja lista govori…

Vaš prvi zadatak je bila kupovina domena i otvaranje veb hosting naloga kako biste mogli da pokrenete vaš prvi blog. Procenili ste da će vam za taj zadatak biti potrebno sat vremena (kao što je naznačeno u prvoj koloni zadatka). Za prvu stavku su upisana 3 znaka X, što znači da vam je trebalo tri Pomodora (3 x 25 minuta) da biste dovršili zadatak.

Znak X treba upisati nakon svakog Pomodora. Kada je zadatak završen u celosti, precrtajte stavku u okviru srednje kolone, kao što je prikazano u gornjem primeru.

Drugi zadatak je bio “Instalirati WordPress i izabrati pozadinu”. Kao što to možete videti, prva dva Pomodora su završeni bez prekida, ali se između Pomodora 2 i 3 nalazi apostrof, što ukazuje na unutrašnje ometanje koji se dogodio pre isteka trećeg Pomodora.

Opet napominjem da je važno beležiti sve događaje na listu čim se pojave, bez obzira da li je sok, WC ili email. Nemojte praviti grešku tipa “zapisaću kasnije” jer ćete ih sigurno zaboraviti i time umanjiti efekat.

Pogledajmo sada treći zadatak: “Napisati i objaviti dva članka na blogu”. u desnoj koloni su upisani: X, crtica, X, apostrof, X, X i na kraju crtica. Ovo možemo prevesti ovo kao: Pomodoro, spoljno ometanje, Pomodoro, unutrašnje ometanje, Pomodoro, Pomodoro, spoljno ometanje.

Siguran sam da već sada možete sagledati vrednost praćenja produktivnih segmenata i prekida na ovaj način. U najmanju ruku, otkrićete informacije o tome kako ste trošili svoje vreme sa mnogo više detalja i informacija nego što ste to do sada radili.

Kada sam, pre par meseci, počeo sa primenom Pomodoro tehnike, bio sam šokiran kada sam otkrio koliko se “ometajućih” faktora dešavalo tokom dana a da ih nisam bio ni svestan. Kada bi me neko pitao da li sam produktivan odgovor bi, kao iz topa bilo jedno veliko i glasno “DA!”. Tek sa primenom ove sjajne tehnike sam uvideo u kakvoj sam zabludi bio…

Da biste što detaljnije sagledali svoju produktivnost, u tome će vam pomoći i treća lista koja predstavlja neku vrstu dnevnika ili dnevnog žurnala a nosi naziv “Rekapitulacija (urađenog i ne urađenog)”. Kada postavimo sve tri liste jednu ispod druge, vaš izveštaj bi mogao izgledati otprilike ovako:

Pokrenuti blogUraditi Danas - popunjenaPomodoro Tehnika - konacna rekapitulacijaŠto više detalja navedete, to će vam biti lakše da uočite “ometače” vaše produktivnosti koje možete ukloniti ili raditi na tome da ih, vremenom, eliminišete.

Iz gore navedenog primera se može videti da mi je za kupivnu novog domena i otvaranje veb hosting naloga bilo potrebno 75 minuta i da tokom rada nije bilo nikakvih ometanja. Takođe, tokom rada sam 2 puta “morao” da proverim email: prvi put tokom mog drugog zadatka a drugi put tokom trećeg zadatka. Gledajući moju “Uraditi danas” listu mogu videti da su se obe provere email-a dogodile tokom trećeg pomodora. Takođe, imao sam nekolio spoljašnjih “ometanja”, od kojih je prva bila neizbežna :-), a druga je bila uslovljena fix idejom da se “odmah” mora nešto pojesti.

Da ove ometače efektivnosti i produktivnosti nisam zapisao nikad ne bih ni pomislio na njih i dan bi se učinio neverovatno kratkim za sve zadatke koje sam naveo na spisku. Na ovaj način možete uvideti pravo stanje stvari i lakše raditi na otklanjanju ili bar delimičnom smanjenju ometanja, bilo unutrašnjih ili spoljnih.

Na samom kraju, evo nekoliko saveta koji vam mogu pomoći da pomodoro tehniku iskoristite na najbolji mogući način:

1) Kada istekne 25 minuta, prekinite sa onim što radite i napravite pauzu od 5 minuta.

2) Tokom pauze, ne razmišljajte o zadatku ili poslu i radite nešto što nema veze sa zadatkom ili poslom – gledajte TV, odradite par vežbi ili skuvajte kafu. Skrenite vaš um i vaše akcije dalje od posla.

3) Tokom 25 minuta, radite samo JEDNU stvar.

5) Eliminišite što više potencijalnih ometanja pre početka 25-o minutnog radnog intervala (isključite svoj mobilni telefon, Skype, Facebook, e-mail, itd.)

5) Nemojte planirati više od 8 sati rada u jednom danu. To će ostaviti prostora za neočekivane stvari koje možete odraditi nakon završenog posla.

6) Preuzmite sve 3 liste sa gore priloženih linkova ili ih sami iscrtajte

Nadam se da će informacije koje ste saznali čitajući ovaj tekst pomoći da budete produktivniji i tako provodite dane sa manje stresa.

Najzahtjevnija stavka u vezi Pomodoro tehnike je sam početak njene primene. Nije lako implementirati novi režim upravljanja vremenom u svakodnevni život. To zahteva prekid starih navika i razvoj novih, što može biti veliki izazov. Ključ leži u upornosti i samo ako nastavite da to činite svaki dan to će postati sastavni deo vas. Neki mnogo pametniji ljudi od mene su otkrili da je za svaku (dobru) naviku potreban “samo” 21 dan.

Kao što stara poslovica kaže:

“Loše navike se lako stiču ali se sa njima teže živi. Dobre navike se teško stiču ali se sa njima mnogo lakše živi.”

Meni je Pomodoro tehnika pomogla da sagledam mnoge elemente koji su me sprečavali da uradim ono što sam želeo da uradim. Siguran sam da će i vama pomoći, samo joj morate pružiti šansu. Da li ste spremni?

Ukoliko imate neko pitanje ili vam je potrebno neko dodatno objašnjenje, možete ga postaviti u delu za komentare.

PODELI